Zukunftsfähiges Organisationsdesign – 8 Leitlinien zur Praxisanwendung

Unser wichtigster Grundsatz bei der Entwicklung eines zukunftsfähigen Organisationsdesigns lautet: Organisation ist kein Selbstzweck. Der Zweck eines Unternehmens ist die Schaffung von Kundenmehrwerten. Deshalb widmet sich Leitlinie #1 dem Aufbau eines tiefen Verständnisses für Kunden und Märkte.

Eine zukunftsfähige Organisation hat ihr Ohr dauerhaft am Markt, interessiert sich aktiv für die Bedürfnisse ihrer Kunden und erkennt Veränderungen sowie Trends frühzeitig – funktionsübergreifend, denn Kunden- und Marktkenntnis gehören nicht exklusiv einem Bereich.

Wer dieses Wissen ernst nimmt und transparent nutzt, bleibt flexibel, wettbewerbsfähig und sichert langfristig den Erfolg seiner Organisation.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Regelmäßige Markt- und Kundenanalysen durchführen: Befragungen, Kundenfeedback oder Trendstudien helfen, die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden kontinuierlich zu verstehen.
• Customer Journeys analysieren: Prozesse aus Sicht des Kunden durchleuchten – vom ersten Kontakt bis zum After-Sales-Service. So lassen sich Schwachstellen aufdecken und gezielte Verbesserungen ableiten.
• Frühwarnsysteme einführen: Monitoring-Tools oder regelmäßige Trend-Workshops helfen, Entwicklungen am Markt und in der Branche rechtzeitig zu erkennen.
• Interdisziplinär arbeiten und Wissen teilen: Erkenntnisse aus Analysen zu Kunden und Markt sollten nicht liegen bleiben. Regelmäßige Besprechungen, feste Termine oder Workshops stellen sicher, dass das Wissen aktiv genutzt, Maßnahmen eingeleitet und und auch umgesetzt werden.

Während #1 den Fokus auf das Verständnis des aktuellen Marktes und der bestehenden Kunden legt, konzentriert sich Leitlinie #2 auf die Aspekte, für die die Organisation noch keine Lösungen hat.

Alle Unternehmen stehen vor der gleichen Realität: Herausforderungen werden komplexer, weniger plan- und vorhersehbar. Daraus ergeben sich diffuse Schmerzen, ungelöste Problemstellungen oder die Erkenntnis, dass ein bestimmtes Thema neu aufgebaut werden muss.

Eine zukunftsfähige Organisation erkennt diese Lücken frühzeitig und integriert das Schließen aktiv in ihre Strategie.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Organisationale Lücken identifizieren: Regelmäßige Reflexionsrunden helfen, ungelöste Problemstellungen und wiederkehrende Herausforderungen sichtbar zu machen. Eine strukturierte Erfassung sorgt dafür, dass die Organisation einen klaren Überblick über Handlungsfelder bekommt.
• Vielfältige Perspektiven einbinden und Akzeptanz steigern: Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen und Hierarchieebenen liefern ein breites, objektives Bild der Herausforderungen. Ihre Sichtweisen und Ideen zur Lösungsfindung zu integrieren, hilft, die Umsetzung wirksam voranzubringen.
• Handlungsfelder bewerten und in die Strategie überführen: Identifizierte Herausforderungen sollten priorisiert und nach Relevanz bewertet werden. Anschließend empfiehlt es sich, sie aktiv in strategische Planung, Projektportfolios oder Change-Initiativen zu integrieren, um die Umsetzung sicherzustellen.

Leitlinie #1 und #2 bilden die Grundlage für #3: Die vom Markt und den Kunden geforderte Aufgabenstellung bestimmt die Grundstruktur der Organisation. Unterschiedliche Aufgabenstellungen lassen sich am besten mit unterschiedlichen Strukturen lösen.

• Stabiles Umfeld mit wiederkehrenden Bedarfen: Hierarchie-Strukturen sind effizient, klar und sorgen für stabile Abläufe.
• Flexibles Umfeld mit Kunden-Änderungswünschen: Wertstromorientierte Strukturen ermöglichen schnelle Anpassungen und effiziente Prozessflüsse.
• Stetig wandelndes Umfeld mit neuen Anforderungen: Netzwerk-Strukturen fördern die Zusammenarbeit und erleichtern schnelle Reaktionen auf Veränderungen.

In der Praxis gibt es selten die Reinform: Die geschickte Kombination aus Hierarchie, Wertstrom und Netzwerk ist oft der Schlüssel zu einem zukunftsfähigen Organsiationsdesign. Die verschiedenen Eigenschaften stehen nicht in Konkurrenz, sondern ergänzen sich. Es gibt also kein „One size fits all“ – kein richtig oder falsch, sondern nur passend oder nicht passend für die jeweilige Aufgabenstellung.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Wissen zu zukunftsfähigem Organisationsdesign aufbauen: Vor dem Designprozess sollten alle Beteiligten die Basics moderner Organisationsentwicklung verstehen. Eine gemeinsame Grundlage ist für den weiteren Prozess sehr hilfreich. Gerne könnt ihr euch hier auch Unterstützung suchen 😉
• Aus Aufgabenstellungen die passende Grundstruktur ableiten: Eine Analyse der Markt- und Kundenanforderungen zeigt, welche Struktur am besten passt – Hierarchie, Wertstrom oder Netzwerk. Häufig ergibt sich eine Kombination der Strukturen, um die jeweiligen Stärken optimal zu nutzen.

Ein aus unserer Sicht ideales Organisationsdesign bildet Einheiten, die gemeinsam die Wertschöpfung eines gesamten Prozesses abbilden. Das bedeutet zum Beispiel: Ein Team vereint alle Fähigkeiten, um einen Kundenauftrag vom ersten Kontakt bis zum Zahlungseingang zu bearbeiten. Wenn man so möchte: eine kleine Firma in der Firma.

In der Praxis, besonders in größeren Unternehmen, ist es oft nicht möglich, alle erforderlichen Fähigkeiten in einer einzigen Einheit zu bündeln. Dennoch verdeutlicht dieses Beispiel das Grundprinzip: Der Prozess der Wertschöpfung bestimmt, welche Kompetenzen in einer Organisationseinheit vorhanden sein sollten.

Viele Schnittstellen, Wartezeiten und unklare Übergaben zwischen Einheiten kosten täglich Zeit und führen zu Reibungsverlusten. Deshalb ist es sinnvoll, die Menschen und Kompetenzen, die für die Wertschöpfung benötigt werden, möglichst in einer Einheit zu bündeln – also zusammenzuführen, was zusammengehört.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Prozesse analysieren: Abläufe vom ersten Kundenkontakt bis zum Zahlungseingang betrachten, um die notwendigen Kompetenzen und Tätigkeiten für jede Einheit zu erkennen.
• Organisationseinheiten auf den Prüfstand stellen: Ein kritisches Hinterfragen, ob die heutigen Einheiten bestmöglich zur Wertschöpfung passen, eröffnet wertvolle Diskussionen – mit dem Ziel, wandlungsfähig, kundenorientiert und möglichst verschwendungsfrei unterwegs zu sein.
• Organisationseinheiten neu zusammenstellen: Zunächst darf es auch erstmal „nur“ eine gedankliche Prüfung sein, welche Möglichkeiten bestehen, die Wertschöpfung anders zu gestalten. So lassen sich alternative Zusammenstellungen und Prozessabläufe erkunden, bevor Veränderungen umgesetzt werden.
• Erfahrung mit einem kleinen Piloten sammeln: Große Umbauten werden oft gescheut. Kleine Schritte sind leichter umsetzbar und fördern die Akzeptanz. Es ist sinnvoll, die Zusammensetzung einer neuen Organisationseinheit zunächst als Pilot zu testen und daraus Erfahrungen für die Umsetzung zu gewinnen.

In einem wertschöpfungsorientierten Organisationsdesign arbeiten viele kleine, eigenständige Einheiten direkt an Kundenanliegen. Nicht immer ist es ratsam, jede Einheit mit allen Fähigkeiten auszustatten.

Aus Synergie- und Effizienzgründen kann es daher sinnvoll sein, Tätigkeiten, die in allen Einheiten anfallen oder spezielles Fachwissen erfordern, zu bündeln und sie als zentrale Instanz allen Teams zur Verfügung zu stellen. Typische Beispiele sind branchenspezifische Fachexperten, Anwälte oder Qualitätsmanagementbeauftragte.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Zentrale Dienstleistungen definieren: Tätigkeiten identifizieren, die in mehreren Einheiten anfallen oder spezielles Fachwissen erfordern, um diese zentral der gesamten Unternehmung anbieten zu können.
• Standards und Regeln festlegen: Einheitliche Vorgehensweisen, Richtlinien und Qualitätsstandards für alle Einheiten bereitstellen, um Konsistenz, Effizienz und eine reibungsarme Zusammenarbeit zu sichern.
• Regelmäßig die Balance prüfen: Die Erfahrung zeigt, dass das Pendel leicht zu stark in Richtung „alles zentralisieren“ oder „alles dezentral organisieren“ ausschlägt. Regelmäßige Nachjustierungen helfen, herauszufinden, welche Balance für das Unternehmen aktuell am besten passt.

Leitlinie #6 widmet sich der Frage, wie Führung im Organisationsdesign verankert ist: Jede Organisation braucht Führung – entscheidend ist nur, wer sie übernimmt. Ist es die klassische Führungskraft als Einzelperson, oder teilen sich mehrere Menschen stärkenbasiert unterschiedliche Führungsaufgaben?

Unabhängig davon, wie Führung verteilt ist: Es geht darum, Menschen zu begleiten, Visionen mit Strahlkraft zu schaffen und den Rahmen für sinnvolles Arbeiten zu gestalten. Wer Führung übernimmt, legt damit die Basis, dass Lernen, Wachstum und Zukunftsfähigkeit in der Organisation möglich werden. Sich dieser Verantwortung bewusst zu stellen, kann zum echten Gamechanger werden.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Führungsverständnis klären und gemeinsame Interpretation finden: Ein gemeinsames Bild davon schaffen, was zukunftsfähige Führung im Unternehmen bedeutet – und was nicht.
• Gemeinsame Lernreisen für Führung definieren: Durch eine ehrliche Standorbestimmung lassen sich gezielt die Themenfelder identifizieren, in denen Bedarf und Interesse für Weiterentwicklung besteht. So entstehen Lernpfade, die Führungskräfte und Teams gemeinsam gehen können.
• Führungstätigkeiten identifizieren und die Chance zur Verteilung schaffen: Wenn klar ist, welche Aufgaben Führung umfasst, entsteht die Möglichkeit, diese Tätigkeiten bewusst auf mehrere Schultern zu verteilen. So können Stärken gezielter genutzt und Führung wirksamer gestaltet werden.
• Attraktive Entwicklungsperspektiven schaffen: Mit der Einführung von rollenbasiertem Arbeiten lassen sich alternative Karrierewege und neue Entwicklungsmöglichkeiten eröffnen. Gleichzeitig wird die Übernahme von mehr Verantwortung erleichtert – eine super Basis zur Förderung von Potenzialen.

Nachhaltige Entwicklung entsteht, wenn Wissen und Erfahrungen nicht bei Einzelnen verbleiben, sondern im ganzen Unternehmen wirksam werden. Leitlinie #7 legt daher den Fokus auf unternehmensweiten Wissenstransfer und gemeinsames Lernen. Wissen vermehrt sich durch Teilen – und genau das braucht passende Formate.

In teamübergreifenden Runden vernetzen sich Menschen aus den Wertschöpfungseinheiten und der zentralen Instanz. Diese Formate schaffen Raum, um die Organisation als Ganzes auszurichten, sich über Einheiten hinweg auszutauschen, gemeinsam Ideen und Konzepte zu entwickeln und strategisch wichtige Themen voranzubringen.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Bedarfe für einheitenübergreifende Vernetzung identifizieren: Herausfinden, für welche Themen und Fragestellungen die Gründung einer „Community“ hilfreich ist.
• Effiziente Arbeitsorganisation in Communities etablieren: Strukturen und Abläufe gestalten, die die Zusammenarbeit effizient gestalten. Hierzu gehören: klare Rollenverantwortung, Moderation von Arbeitsterminen, Sicherstellung von Wissendokumentation und Schaffung von Lernangeboten.
• Lernen als festen Bestandteil etablieren: Die Mitarbeit in teamübergreifenden Formaten ist kein „Nice-to-have“ oder etwas für die hinteren Stunden im Tagesplan – nein, es geht um die Zukunftsfähigkeit der Organisation. Es gilt, dieses Bewusstsein zu vermitteln und die Formate entsprechend zu gestalten.

Unsere Welt unterliegt einem stetigen, rasanten Wandel. Leitlinie #8 greift diesen Umstand auf: Keep on Turning bedeutet, im Organisationsdesign Mechanismen zu verankern, die kontinuierliche Anpassung, Reflexion und Nachjustierung ermöglichen.

Wandlungsfähigkeit wird so zur zentralen Fähigkeit jeder Organisation. Veränderungen und Anforderungen seitens der Kunden und des Marktes sollen frühzeitig erkannt und passende Lösungen entwickelt werden. Dabei ist es entscheidend, die Antennen und das Wissen aller Mitarbeitenden zu nutzen – einzelne an der Unternehmensspitze können die komplexen Herausforderungen nicht alleine meistern.

Zukunftsfähges Organisationsdesign – Tipps für die Praxis

• Kontinuierliche Reflexionsschleifen einbauen: Regelmäßige Reviews, Retrospektiven oder Check-ins nutzen, um Veränderungsbedarfe zu erkennen und deren Umsetzung sicherzustellen.
• Alle Ebenen berücksichtigen und miteinander verzahnen: Reflexion nicht nur in einzelnen Teams, sondern in Bereichen und auf Unternehmensebene verankern. Einen Mechanismus schaffen, der alles miteinander verzahnt und sicherstellt, dass keine wichtigen Aspekte unter den Tisch fallen.
• Kontinuierlich verbessern: Wer dauerhaft an seinem Organisationsdesign arbeitet und regelmäßig nachjustiert, lernt nicht nur dazu und wird besser, sondern kann auch größere, schmerzhafte, kostenintensive Reorganisationen alle paar Jahre vermeiden.